James

Systemaufbau

Gastgeberportal

Global Desk

System Manger

Das System besteht aus vier Portalen:

• Das Gastgeberportal für die Verwaltung der Einladungen und aller zusammenhängenden Workflows
• Global Desk für den Mitarbeiter am Empfang
• Das Besucherportal für die Gäste. Diese können hier ihre Termine einsehen, Unterlagen herunterladen oder nach der Bearbeitung ( Unterschrift, Stempel ) hochladen.
• Das Systemverwaltungsportal für alle globalen Einstellungen

Im internen Betrieb werden nur die ersten beiden Portale benötigt. Der Zugriff ist jeweils über einen Login geschützt und steuert auch die jeweilige Dateneinsicht als auch Funktionsumfang.

Die Benutzer für das Gastgeberportal müssen entweder im Systemportal angelegt werden, oder soweit ein Active Directory Connector zum Einsatz kommt, über das AD freigeschaltet werden.

Die Benutzer für das Besucherportal werden automatisch erzeugt und bestehen aus der Email des Gastes als Benutzernamen und einem automatisch generiertem Passwort. Der Gast kann das Passwort ändern. Die Gastuser werden nur einmal im System angelegt und werden bei wiederkehrenden Terminen verwendet.

Die jeweiligen Portale sind darauf optimiert mit möglichst wenigen Klicks zum Ziel zu kommen.

Sowohl das Aussehen der Masken als auch Abläufe können in den meisten Fällen über das Customizing angepasst und verändert werden.

Menüstruktur Gastgeberportal:

TERMINE

Übersicht aller Termine. Diese Ansicht kann angepasst werden. Im Standard wird eine tabellarische Übersicht mit Datum, Uhrzeit, Status, Anlass und den eingeladenen Besuchern geladen.

Grundsätzlich sieht jeder Anwender nur seine eigenen Termine. James kann jedoch auch anhand von Hierarchien einer Organisation die Einsicht in Termine von anderen Steuern. Beispiel: der Teamleiter kann die Termine seiner Mitarbeiter sehen. Der Abteilungsleiter alle Termine seiner Teamleiter und seiner Teams, usw.

Der Status wird als farbliche Kennung in Form einer Fahne dargestellt.

Die jeweiligen Statis können wie folgt sein:

• Grün: Termin Freigegeben
• Schwarz: Termin nicht freigegeben
• Rot: Termin bedarf noch einer Freigabe und befindet sich in der Prüfung

Weitere Statis können über das Customizing erweitert werden. Sollten eingeladene Gäste Rückmeldungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem Termin abgeben müssen, so kann das auch dargestellt werden. Damit erhält der Anwender effizient eine Übersicht seiner Termine.

Die Terminansicht kann über Filter ebenfalls angepasst werden. Weitere Filter können sowohl systemweit als auch im persönlichen Kontext konfiguriert werden. Standardmäßig werden Termine für „Heute“, „Morgen“ und „Woche“ angezeigt. Über eine Kalenderauswahl können Termine zeitlich Beliebig gefiltert werden.

Wie Sie weitere Filter konfigurieren, lesen Sie bitte im Abschnitt „Filter“ nach.

HINZUFÜGEN

Das Anlegen eines neuen Vorgangs.

SPONTANBESUCH

Nicht alle Besuchervorgänge können vorab erfasst werden. Mancher Gast kommt spontan und ohne vorherige Anmeldung. Damit ein Vorgang trotzdem erfasst werden kann, kann dieser über die Funktion des Spontanen Besuchers in James erfasst werden. Hier wird nur eine begrenzte Menge an Informationen hinterlegt. Die Notwendigkeit auch spontane Gäste zu erfassen ist vorrangig eine lückenlose Dokumentation aller Besucherflüsse, als auch im Falle einer Sondersituation (Evakuierung)